Uw eerste werknemer aanwerven in België

Twaalf stappen in volgorde, met hun termijn en de wettekst die ze oplegt: RSZ-inschrijving vóór de Dimona, arbeidsongevallenverzekering vanaf dag één.

Elke termijn en elke wettekst hieronder is op 5 september 2026 bij de bron gelezen.

1. Zich als werkgever laten inschrijven bij de RSZ

   Vóór of bij de aanwerving. Dit gaat de Dimona VOORAF

   Via de toepassing WIDE, formulier ID122w. U hebt een KBO-nummer nodig. U krijgt onmiddellijk een voorlopig nummer waarmee u de Dimona kunt doen.

   Tekst : Wet van 27 juni 1969, art. 21, eerste lid · KB van 28 november 1969, art. 33 § 1

   Sanctie : Geen eigen strafbepaling: het woord « inschrijving » komt niet voor in het Sociaal Strafwetboek. De sanctie komt via de ontbrekende Dimona en DmfA.

2. Een arbeidsongevallenverzekering afsluiten

   Vanaf de EERSTE dag van tewerkstelling. Terugwerkende dekking bestaat niet

   Eén polis dekt al uw categorieën werknemers, ook tijdens de proefperiode. Er is geen regularisatietermijn: zelfs een korte onverzekerde periode telt.

   Tekst : Wet van 10 april 1971, art. 49, eerste lid

   Sanctie : Ambtshalve aansluiting bij Fedris (art. 50), met een bijdrage per werknemer en per kalendermaand, verhoging en interest. Fedris verhaalt bovendien zijn uitgaven op u (art. 60). Strafrechtelijk: niveau 3, en niveau 4 indien opzettelijk.

3. Dimona IN

   Ten laatste op het ogenblik waarop de werknemer zijn prestaties aanvat

   De aan te geven begindatum is die van de contractuele band, die vroeger kan vallen dan de eerste gepresteerde dag. Vroeger aangeven mag altijd.

   Tekst : KB van 5 november 2002, art. 8 (en art. 9 voor de Dimona OUT)

   Sanctie : Niveau 4. En burgerlijk: een solidariteitsbijdrage gelijk aan het drievoud van de basisbijdragen op het GGMMI, met een geïndexeerde ondergrens (wet van 27 juni 1969, art. 22quater).

4. De schriftelijke informatie over de arbeidsrelatie

   Ten laatste de EERSTE werkdag

   Verplicht in ALLE gevallen, ook bij een mondelinge overeenkomst van onbepaalde duur voltijds. Negen verplichte rubrieken; u moet het bewijs van de overhandiging bewaren.

   Tekst : Wet van 7 oktober 2022, art. 4 § 1 en § 2 (richtlijn (EU) 2019/1152)

   Sanctie : Niveau 3.

5. De schriftelijke arbeidsovereenkomst, wanneer zij vereist is

   Ten laatste bij de indiensttreding

   Vereist voor: bepaalde duur of duidelijk omschreven werk, DEELTIJDS, vervanging, huisarbeid, studenten, uitzendarbeid. NIET vereist voor een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur.

   Tekst : Wet van 3 juli 1978, art. 9, 11bis, 11ter, 119.4, 123 en 124 · wet van 24 juli 1987, art. 4 § 1

   Sanctie : Burgerlijk, en dat weegt zwaarder: de overeenkomst wordt onderworpen aan de voorwaarden van een contract van ONBEPAALDE duur. Deeltijds zonder geschrift: de werknemer kiest het gunstigste stelsel, en er geldt een vermoeden van voltijdse prestaties.

6. Een arbeidsreglement opstellen

   Vanaf de eerste werknemer, ongeacht het aantal

   Twintig verplichte rubrieken. Zonder ondernemingsraad: ontwerp uithangen, opmerkingenregister VIJFTIEN dagen, dan inwerkingtreding. Een kopie aan elke werknemer, en binnen de ACHT dagen na inwerkingtreding een kopie aan het Toezicht op de sociale wetten.

   Tekst : Wet van 8 april 1965, art. 4, 6 § 1, 12 en 15

   Sanctie : Niveau 2 (niet geldig opgesteld), niveau 1 (ontbrekende rubrieken). En burgerlijk: het reglement is NIET tegenwerpelijk aan de werknemer aan wie u geen kopie hebt bezorgd.

7. Interne dienst en externe dienst voor preventie en bescherming

   Samen met de eerste werknemer. De wet stelt geen termijn

   Elke werkgever richt een interne dienst op; onder twintig werknemers mag u zelf de preventieadviseur zijn, zonder opleiding van niveau I of II. Voor het medisch toezicht doet u ALTIJD een beroep op één externe dienst. Het gezondheidstoezicht geldt niet voor elke werknemer: alleen veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en welbepaalde risico's.

   Tekst : Wet van 4 augustus 1996, art. 33 § 1 · Codex welzijn op het werk, art. II.1-10, II.3-2 en I.4-3

   Sanctie : Niveau 3, en niveau 4 als er gezondheidsschade of een arbeidsongeval uit volgt.

8. De loonafrekening bij elke betaling

   Bij elke definitieve afrekening van het loon

   De vermeldingen worden bepaald door UW paritair comité. Alleen bij ontstentenis gelden de vijftien rubrieken van het KB van 27 september 1966.

   Tekst : Wet van 12 april 1965, art. 15 · KB van 27 september 1966, art. 1 en 2

   Sanctie : Niveau 3, vermenigvuldigd met het aantal werknemers.

9. De individuele rekening

   Kopie binnen TWEE maanden na de aanvang van de tewerkstelling

   Eén rekening per werknemer en per jaar. Kopie van het afgelopen jaar vóór 1 maart. Vijf jaar te bewaren. Het algemeen personeelsregister is daarentegen dood voor wie een Dimona doet.

   Tekst : KB van 8 augustus 1980, art. 3 § 3, art. 21 en art. 25

   Sanctie : Niveau 3 (niet opgesteld), niveau 2 (laattijdige afgifte).

10. DmfA en betaling van de bijdragen

    Ten laatste de laatste dag van de maand die volgt op elk kwartaal

    30 april, 31 juli, 31 oktober, 31 januari. Maandelijkse voorschotten zodra de bijdragen van kwartaal T-2 een drempel bereiken. Een nieuwe werkgever is vrijgesteld voor zijn twee eerste maanden.

    Tekst : KB van 28 november 1969, art. 33 § 2 en art. 34

    Sanctie : Bijdrageopslag en verwijlinterest, forfaitaire vergoedingen per ontbrekende lijn. Strafrechtelijk: niveau 3, niveau 4 indien opzettelijk.

11. Bedrijfsvoorheffing

    Binnen de vijftien dagen na het kwartaal, voor een eerste aanwerving

    Het driemaandelijkse stelsel geldt wanneer de voorheffing van het VORIGE jaar onder een geïndexeerde drempel bleef. Bij een eerste aanwerving is zij nul. Geen enkele afzonderlijke inschrijving: uw dossier wordt aangemaakt bij de eerste aangifte in FinProf.

    Tekst : WIB 92, art. 270 en 412 · KB/WIB 92, art. 90

    Sanctie : Verwijlinterest, belastingverhogingen en administratieve boete.

12. Kinderbijslag: NIETS te doen

    —

    De verplichting voor de werkgever om zich bij een kinderbijslagfonds aan te sluiten is opgeheven: 1 januari 2019 in Vlaanderen, Wallonië en de Duitstalige Gemeenschap, 1 januari 2020 in Brussel. Vandaag sluit de RECHTHEBBENDE zich aan, niet u.

    Tekst : Decreet van 27 april 2018, art. 209 · decreet van 8 februari 2018, art. 120 · ordonnantie van 25 april 2019, art. 39 · decreet van 23 april 2018, art. 110