Sociale balans: berekend, export met NBB-codes

Wat de module doet

De sociale balans telt drie rubrieken: de staat van de tewerkgestelde personen, de personeelsbewegingen tijdens het boekjaar en de opleidingsinitiatieven. Wat onze loonbrieven al kennen — gemiddeld personeelsbestand, gepresteerde uren, personeelskosten, in- en uittredingen — wordt berekend uit de loonbrieven van het boekjaar. Het telt elke medewerker die tijdens het boekjaar tewerkgesteld was, arbeider of bediende.

Wat op geen enkele loonbrief staat, vult u één keer aan: geslacht, type contract, studieniveau, datum en reden van uittreding. De opleidingen en wat wij niet berekenen, geeft u vak per vak in.

Een berekend vak kan vervangen worden door de waarde uit uw boekhouding. De personeelskosten van onze loonbrieven bevatten bijvoorbeeld niet alles wat uw boekhouding onder personeelskosten boekt: het cijfer van uw boekhouding is doorslaggevend, en het overzicht toont welk cijfer ingegeven werd.

Een deel van het jaar bij een ander sociaal secretariaat

Download het CSV-sjabloon, laat er de maanden in overnemen die elders betaald werden en importeer het. Elke geweigerde rij wordt met haar nummer en haar reden getoond, en een maand die twee keer gedekt is, wordt vóór de betaling gemeld.

Wat u krijgt

Een CSV-bestand „code;waarde” met de codes van de Nationale Bank voor het boekjaar, en een PDF-overzicht rubriek per rubriek, met de herkomst van elk cijfer: berekend uit uw loonbrieven, geïmporteerd of ingegeven, met de datum.

Die twee bestanden bezorgt u aan uw boekhouder of bedrijfsrevisor. De sociale balans van een vennootschap is een onderdeel van haar jaarrekening, die door de vennootschap of haar boekhouder wordt neergelegd (WVV art. 3:10). Wij leggen niets neer in uw plaats.

Wanneer

Te voegen bij uw jaarrekening, neergelegd binnen dertig dagen na de goedkeuring ervan en uiterlijk zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar.

Een vennootschap stelt de sociale balans op met haar jaarrekening zodra ze werknemers tewerkstelt (WVV art. 3:12, § 1, 8°). Twijfelt u of u het moet neerleggen, vraag het aan uw boekhouder: de module beslist dat niet in uw plaats, en het tarief is per betaald dossier verschuldigd.

Prijs

€ 50,00 excl. btw per boekjaar, hetzelfde voor de drie trajecten: automatisch, import of zelf ingeven. Vóór de betaling toont het PDF-overzicht welke vakken ingevuld zijn, zonder de waarden. Dat is 10 kredieten: de kredieten van uw maandpakket, anders gekochte kredieten. De waarden en de export worden ontgrendeld zodra ze afgeboekt zijn.

Vijf veelgemaakte fouten bij de sociale balans

Denken dat de sociale balans facultatief is omdat de vennootschap klein is. Een vennootschap stelt ze op met haar jaarrekening zodra ze werknemers tewerkstelt (WVV art. 3:12, § 1, 8°).

Op een verkeerde datum neerleggen. De termijn loopt vanaf de goedkeuring van de rekeningen en heeft een bovengrens vanaf de afsluiting: noteer samen met uw boekhouder beide data.

Het gemiddelde personeelsbestand verwarren met het aantal contracten. De sociale balans telt over het hele boekjaar: een werknemer die in de loop van het jaar in- of uitgetreden is, weegt er niet als iemand die het hele jaar aanwezig was.

De personeelskosten van de loonbrieven overnemen zonder ze met de boekhouding te vergelijken. Wat uw boekhouding onder personeelskosten boekt, kan verschillen: het cijfer van de boekhouding is doorslaggevend.

De maanden vergeten die elders betaald zijn. Is een deel van het jaar door een ander sociaal secretariaat betaald, importeer die maanden dan met het CSV-sjabloon: anders zijn het bestand en de uren te laag.

Voorbeeld stap voor stap: een boekjaar met een ander secretariaat

Een vennootschap sluit haar boekjaar af op 31 december en liet drie maanden betalen door een ander sociaal secretariaat.

1. U kiest het boekjaar in het scherm Sociale balans. De rubrieken die de loonbrieven kennen, worden berekend uit de loonbrieven van het jaar.

2. U downloadt het CSV-sjabloon, laat er de drie elders betaalde maanden in overnemen en importeert het. Elke geweigerde rij verschijnt met haar nummer en haar reden.

3. U vult één keer aan wat geen loonbrief draagt: geslacht, type contract, studieniveau, datum en reden van uittreding. De opleidingen geeft u vak per vak in.

4. Wijkt een personeelskost af van uw boekhouding, dan vervangt u het berekende vak door het cijfer van de boekhouding.

5. Vóór de betaling toont het PDF-overzicht welke vakken ingevuld zijn, zonder de waarden. Na het afboeken van de 10 kredieten worden de waarden en de export ontgrendeld.

6. U bezorgt de CSV en de PDF aan uw boekhouder, die ze neerlegt met de jaarrekening.

Wat u vooraf moet verzamelen

De sociale balans bereidt u beter voor met vier gegevens bij de hand. Het eerste is de afsluitingsdatum van het boekjaar: ze legt de gedekte periode vast en, samen met uw boekhouder, de uiterste datum van neerlegging. Het tweede is de lijst van de maanden die buiten mijnloonbrief.be betaald zijn, als die er zijn: zij beslist of de CSV-import nodig is.

Het derde is wat geen enkele loonbrief draagt: het geslacht van elke werknemer, zijn type contract, zijn studieniveau en, voor wie vertrokken is, de datum en de reden van uittreding. Het vierde is het detail van de opleidingen tijdens het boekjaar, die de module niet berekent en die u vak per vak ingeeft.

Twijfelt u over een cijfer voor personeelskosten, vergelijk het dan eerst met de boekhouding: het cijfer van uw boekhouder is doorslaggevend, en het overzicht toont welk cijfer ingegeven werd. Lees het PDF-overzicht ook samen met hem na vóór de neerlegging: het toont rubriek per rubriek waar elk cijfer vandaan komt.

De module legt niets neer: ze bereidt de CSV met de codes van de Nationale Bank en de PDF voor, die uw boekhouder of bedrijfsrevisor bij de jaarrekening voegt. U kunt het boekjaar nu al openen om te zien welke vakken ingevuld zijn en wat nog ontbreekt.

Veelgestelde vragen

Alle prijzen