Van sociaal secretariaat veranderen: opzegbrief
Uitgegeven door Mac Ped SRL (KBO 0588.984.493), bij de RSZ geïdentificeerde dienstverrichter. Hoe wij nakijken
Opzeg, overstapdatum, DmfA van het lopende kwartaal, jaartellers, RSZ-mandaat en de documenten die u meeneemt. De stappen, met hun teksten.
Van sociaal secretariaat veranderen is geen administratieve formaliteit: het is een overdracht van aangiften, tellers en documenten. Niemand schrijft de volgorde op, en daarom loopt het mis op het lopende kwartaal.
Hieronder de zes stappen, met telkens waar de regel staat. Eén cijfer ontbreekt opzettelijk: de duur van uw opzeg. Die staat in uw contract, en nergens anders.
Lees uw eigen aansluitingscontract: de opzegtermijn staat daar
Vóór alles, want de termijn bepaalt de haalbare datum
Geen enkele wet legt een opzegtermijn op voor een aansluiting bij een sociaal secretariaat: uw contract doet dat. Kijk drie dingen na — de duur van de opzeg, de vorm (vaak een aangetekende brief) en de kosten bij afsluiting van het dossier, die sommige vergelijkers vermelden. Wij noemen hier geen duur: die van uw contract is de enige die u bindt.
Waar : Uw aansluitingscontract en zijn algemene voorwaarden
Kies de eerste dag van een kalenderkwartaal als overstapdatum
1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober
De DmfA is één enkele aangifte per werkgever en per kwartaal, met alle prestaties en alle lonen van dat kwartaal. Midden in een kwartaal wisselen is niet verboden, maar dan dient één van beide partijen het VOLLEDIGE kwartaal in, met gegevens die ze niet zelf heeft berekend. Op de eerste dag van een kwartaal overstappen laat elk zijn eigen kwartaal indienen.
Waar : RSZ — structuur van de driemaandelijkse DmfA-aangifte
Spreek schriftelijk af wie het lopende kwartaal indient
Vóór de overstapdatum, zwart op wit
Dit is het punt waarop een overstap fout loopt: iedereen gaat ervan uit dat de ander het doet. Leg schriftelijk vast wie de DmfA van het lopende kwartaal indient, wie eventuele rechtzettingen van vorige kwartalen doet, en tot wanneer de Dimona's van uw werknemers (bedienden, arbeiders en alle andere medewerkers van uw personeel) door de oude aangever worden opgevolgd.
Waar : Afspraak tussen u, uw oude secretariaat en uw nieuwe dienstverrichter
Vraag de jaartellers op, niet enkel de loonbrieven
Bij de laatste afrekening
Verschillende rechten worden per KALENDERJAAR geteld en niet per aangever: de overuren die recht geven op de belastingvermindering van artikel 154bis WIB 92, de jaarlijkse bovengrens van de werkbonus, het urencontingent van een student, en het jaarlijkse fiscale plafond van de flexi-inkomsten. Wie halverwege het jaar overstapt zonder die tellers door te geven, begint bij nul — en telt dus dubbel.
Waar : WIB 92, art. 154bis · RSZ-instructies (werkbonus, studentencontingent, flexi)
Sluit het oude mandaat af en onderteken het nieuwe
Vóór de eerste aangifte van uw nieuwe dienstverrichter
De RSZ weigert elke aangifte van een dienstverrichter die geen getekend mandaat heeft: dat is geen storing, het is de controle van de toegangsrechten. Het mandaat wordt in Mahis ondertekend met eID of itsme, door een wettelijke vertegenwoordiger uit de KBO. Twee mandaten voor dezelfde aangifteperiode laten staan is even lastig als geen enkel.
Waar : RSZ — Mahis, mandaten van dienstverrichters
Neem uw sociale documenten mee
Vóór de laatste factuur, niet erna
Vraag minstens: de individuele rekeningen van elk jaar, de loonafrekeningen, de ingediende DmfA-aangiften, de Dimona's, en de fiscale fiches 281.10 met hun opgave. De individuele rekening moet vijf jaar worden bewaard; het is de werkgever die die verplichting draagt, niet zijn dienstverrichter. Wie ze pas vraagt nadat het dossier is afgesloten, vraagt ze aan iemand die niets meer verschuldigd is.
Waar : KB van 8 augustus 1980 betreffende de sociale documenten
Tegen wanneer moet uw opzegbrief vertrekken?
Vul twee gegevens uit uw eigen aansluitingscontract in: de vervaldatum (of verjaardag) van het contract en de opzegtermijn in maanden. Wij vullen niets voor u in.
Zonder JavaScript rekent u het zelf: neem de vervaldatum van uw contract en tel het aantal maanden opzeg terug. Bestaat die dag niet in de maand waarop u uitkomt (bijvoorbeeld 31 februari), neem dan de laatste dag van die maand. Uw brief moet uiterlijk op die datum vertrekken, en liefst enkele dagen eerder.
Modelbrief opzegging van uw sociaal secretariaat
Lees eerst uw aansluitingscontract: daar staan de opzegtermijn, de vorm (vaak een aangetekende brief) en het adres waarnaar de opzeg moet. Deze modelbrief vult geen termijn in; die van uw contract is de enige die u bindt.
Kopieer de tekst, vul wat tussen haakjes staat in, en laat hem ondertekenen door een wettelijke vertegenwoordiger die in de KBO staat.
[Naam van uw onderneming]
[Adres van de maatschappelijke zetel]
Ondernemingsnummer: [BE0...]
RSZ-inschrijvingsnummer: [nummer]
[Naam van het sociaal secretariaat]
[Adres dat uw contract vermeldt voor de opzeg]
[Plaats], [datum]
Betreft: opzegging van het aansluitingscontract nr. [dossiernummer]
Geachte mevrouw, geachte heer,
Hierbij zeggen wij het aansluitingscontract op dat [naam van de onderneming] met uw sociaal secretariaat verbindt, met inachtneming van de opzegtermijn bepaald in artikel [nummer] van dat contract.
Wij wensen dat de samenwerking eindigt op [einddatum, bij voorkeur de dag vóór de eerste dag van een kalenderkwartaal].
Wij vragen u ons schriftelijk te bevestigen: de weerhouden einddatum; wie de DmfA van het lopende kwartaal indient, en eventuele wijzigingen van vorige kwartalen; de datum waarop het mandaat eindigt waarmee u voor ons bij de RSZ aangifte doet.
Wij vragen u ons vóór die datum te bezorgen: de individuele rekeningen van elk jaar, de loonafrekeningen, de ingediende DmfA- en Dimona-aangiften, de fiches 281.10 met hun samenvattende opgave, en de jaartellers van onze werknemers (overuren, werkbonus, studentencontingent, flexi-inkomsten).
Met vriendelijke groeten,
[Naam en functie van de ondertekenaar, wettelijk vertegenwoordiger]
Verstuur de brief op de manier die uw contract voorschrijft, en bewaar het bewijs van verzending. Ontvangt u geen schriftelijke bevestiging, vraag ze dan opnieuw: zonder akkoord over wie het lopende kwartaal indient, gaat een overstap mis.
Wat wij voor u overnemen
U voert uw werknemers één keer in, met hun paritair comité en hun loon. Vanaf de maand van de overstap berekent het platform elke loonbrief en verstuurt het de Dimona en de DmfA onder mandaat; de eerste loonbrief van elke maand is gratis. Ontbreken er maanden vóór de overstap, dan halen wij die samen met u in.
Mijn overstap gratis voorbereiden Achterstand? Wij brengen alles in orde
Veelgestelde vragen
Hoe verlaat u uw sociaal secretariaat?
U verlaat uw sociaal secretariaat in zes stappen, in deze volgorde. Lees eerst uw aansluitingscontract: het bepaalt de opzegtermijn en de vorm van de opzegging. Kies als overstapdatum de eerste dag van een kalenderkwartaal, zodat elke partij haar eigen DmfA indient. Leg schriftelijk vast wie het lopende kwartaal indient. Vraag de jaartellers op, niet enkel de loonbrieven: overuren, werkbonus, studentencontingent en flexi-inkomsten. Sluit het oude mandaat in Mahis af en onderteken het nieuwe met eID of itsme. Neem ten slotte uw sociale documenten mee vóór de laatste factuur. Het punt waarop een overstap misloopt, is het lopende kwartaal, wanneer iedereen veronderstelt dat de ander het doet. Daarna berekent het platform de loonbrieven en verstuurt het de Dimona en de DmfA onder mandaat.
Welke opzegtermijn geldt er bij een sociaal secretariaat?
Geen enkele wet legt een opzegtermijn op voor een aansluiting bij een sociaal secretariaat: uw contract doet dat. Zoek er drie dingen in op: de duur van de opzeg, de vorm, vaak een aangetekende brief, en de kosten bij afsluiting van het dossier. Wij noemen hier geen duur, want alleen die van uw contract bindt u. Verderop op deze pagina staat een modelbrief voor de opzegging. Vul ze aan met de gegevens van uw contract, laat ze ondertekenen door een wettelijk vertegenwoordiger en bewaar het bewijs van verzending.
Wat moet u meenemen voor u vertrekt?
Vraag minstens de individuele rekeningen van elk jaar, de loonafrekeningen, de ingediende DmfA- en Dimona-aangiften en de fiscale fiches 281.10 met hun opgave. Vraag ook de jaartellers van uw werknemers op. De individuele rekening moet vijf jaar worden bewaard, en de werkgever draagt die verplichting, niet zijn dienstverrichter. Vraag alles vóór de laatste factuur: na de afsluiting van het dossier vraagt u het aan iemand die u niets meer verschuldigd is.
Wanneer blijft een sociaal secretariaat de juiste keuze?
Een erkend sociaal secretariaat blijft de juiste keuze als u wil dat iemand anders de aangifteplicht draagt. Het past ook als u regelmatig juridisch advies nodig hebt of als uw personeelsbeheer ingewikkeld is, met veel uitzendkrachten, meerdere paritaire comités of internationale detachering. mijnloonbrief.be is loonsoftware, geen erkend sociaal secretariaat: u blijft de aangever en u valideert elke loonbrief. Wij zeggen dat liever vóór uw inschrijving dan erna.
Welk alternatief voor een sociaal secretariaat past bij een kleine onderneming?
mijnloonbrief.be is een alternatief voor een kleine onderneming zoals voor een grotere: loonsoftware in zelfbediening, zonder verplicht abonnement. U voert uw werknemers één keer in, de site berekent elke loonbrief volgens het paritair comité en verstuurt de Dimona en de DmfA onder mandaat. De eerste loonbrief van elke maand is gratis. U blijft de aangever en betaalt de RSZ vanaf uw eigen rekening.
Wat een sociaal secretariaat kost
Sociaal secretariaat of zelf doen?