Van sociaal secretariaat veranderen
Opzeg, overstapdatum, DmfA van het lopende kwartaal, jaartellers, RSZ-mandaat en de documenten die u meeneemt. De stappen, met hun teksten.
Van sociaal secretariaat veranderen is geen administratieve formaliteit: het is een overdracht van aangiften, tellers en documenten. Niemand schrijft de volgorde op, en daarom loopt het mis op het lopende kwartaal.
Hieronder de zes stappen, met telkens waar de regel staat. Eén cijfer ontbreekt opzettelijk: de duur van uw opzeg. Die staat in uw contract, en nergens anders.
Lees uw eigen aansluitingscontract: de opzegtermijn staat daar
Vóór alles, want de termijn bepaalt de haalbare datum
Geen enkele wet legt een opzegtermijn op voor een aansluiting bij een sociaal secretariaat: uw contract doet dat. Kijk drie dingen na — de duur van de opzeg, de vorm (vaak een aangetekende brief) en de kosten bij afsluiting van het dossier, die sommige vergelijkers vermelden. Wij noemen hier geen duur: die van uw contract is de enige die u bindt.
Waar : Uw aansluitingscontract en zijn algemene voorwaarden
Kies de eerste dag van een kalenderkwartaal als overstapdatum
1 januari, 1 april, 1 juli of 1 oktober
De DmfA is één enkele aangifte per werkgever en per kwartaal, met alle prestaties en alle lonen van dat kwartaal. Midden in een kwartaal wisselen is niet verboden, maar dan dient één van beide partijen het VOLLEDIGE kwartaal in, met gegevens die ze niet zelf heeft berekend. Op de eerste dag van een kwartaal overstappen laat elk zijn eigen kwartaal indienen.
Waar : RSZ — structuur van de driemaandelijkse DmfA-aangifte
Spreek schriftelijk af wie het lopende kwartaal indient
Vóór de overstapdatum, zwart op wit
Dit is het punt waarop een overstap fout loopt: iedereen gaat ervan uit dat de ander het doet. Leg schriftelijk vast wie de DmfA van het lopende kwartaal indient, wie eventuele rechtzettingen van vorige kwartalen doet, en tot wanneer de Dimona's van uw werknemers door de oude aangever worden opgevolgd.
Waar : Afspraak tussen u, uw oude secretariaat en uw nieuwe dienstverrichter
Vraag de jaartellers op, niet enkel de loonbrieven
Bij de laatste afrekening
Verschillende rechten worden per KALENDERJAAR geteld en niet per aangever: de overuren die recht geven op de belastingvermindering van artikel 154bis WIB 92, de jaarlijkse bovengrens van de werkbonus, het urencontingent van een student, en het jaarlijkse fiscale plafond van de flexi-inkomsten. Wie halverwege het jaar overstapt zonder die tellers door te geven, begint bij nul — en telt dus dubbel.
Waar : WIB 92, art. 154bis · RSZ-instructies (werkbonus, studentencontingent, flexi)
Sluit het oude mandaat af en onderteken het nieuwe
Vóór de eerste aangifte van uw nieuwe dienstverrichter
De RSZ weigert elke aangifte van een dienstverrichter die geen getekend mandaat heeft: dat is geen storing, het is de controle van de toegangsrechten. Het mandaat wordt in Mahis ondertekend met eID of itsme, door een wettelijke vertegenwoordiger uit de KBO. Twee mandaten voor dezelfde aangifteperiode laten staan is even lastig als geen enkel.
Waar : RSZ — Mahis, mandaten van dienstverrichters
Neem uw sociale documenten mee
Vóór de laatste factuur, niet erna
Vraag minstens: de individuele rekeningen van elk jaar, de loonafrekeningen, de ingediende DmfA-aangiften, de Dimona's, en de fiscale fiches 281.10 met hun opgave. De individuele rekening moet vijf jaar worden bewaard; het is de werkgever die die verplichting draagt, niet zijn dienstverrichter. Wie ze pas vraagt nadat het dossier is afgesloten, vraagt ze aan iemand die niets meer verschuldigd is.
Waar : KB van 8 augustus 1980 betreffende de sociale documenten