Zelf een loonbrief maken in België
In België mag een werkgever de loonbrieven (loonfiches) van zijn werknemers zelf maken: geen enkele wet verplicht een erkend sociaal secretariaat. Wat wél verplicht is, is de inhoud van het document — het koninklijk besluit van 27 september 1966 legt de verplichte rubrieken vast — en het barema van uw paritair comité. Op mijnloonbrief.be maakt u een loonbrief in drie stappen: de onderneming inschrijven met haar btw-nummer, de werknemer en zijn prestaties invoeren, bevestigen. De pdf is er meteen, de Dimona vertrekt op hetzelfde ogenblik, en de eerste loonbrief van elke maand is gratis.
Maak zelf de loonbrief (loonfiche) van uw werknemer, online in drie stappen: de eerste van de maand gratis, daarna 5 euro excl. btw, met Dimona en DmfA.
Waarom een niet-Belgische generator geen Belgische loonbrief maakt
- De RSZ-bijdrage van de werknemer, 13,07 %
Zij wordt ingehouden op het brutoloon van elke werknemer, en voor een arbeider op 108 % van dat brutoloon. Een Nederlandse tool kent die grondslag niet: hij rekent met premies die in België niet bestaan.
Tekst : Wet van 27 juni 1969 · administratieve onderrichtingen van de RSZ
- Het paritair comité
Het minimumloon van uw werknemer wordt niet door de wet vastgelegd maar door de cao van uw sector, en het verschilt per functie, per leeftijd en per uurrooster. Zonder paritair comité is geen enkel bedrag na te kijken.
Tekst : Wet van 5 december 1968 · cao's neergelegd bij de FOD Werkgelegenheid
- De bedrijfsvoorheffing
Zij wordt berekend volgens de sleutelformule die de FOD Financiën elk jaar publiceert, met gezinslast en bijzondere bijdrage. Het is geen vast percentage, en het is niet de Nederlandse loonheffing.
Tekst : WIB 92, bijlage III bij het KB/WIB 92 · jaarlijkse sleutelformule
- De Dimona
De elektronische aangifte van indiensttreding moet ten laatste gebeuren op het ogenblik waarop de werknemer begint te werken. Geen enkele loonbrief vervangt ze.
Tekst : KB van 5 november 2002, art. 8
- De DmfA
De multifunctionele kwartaalaangifte draagt de lonen, de prestatiecodes en de verminderingen. Zij wordt in een door de RSZ opgelegd XSD-formaat verzonden: één waarde buiten de perken en het volledige bestand wordt geweigerd.
Tekst : KB van 28 november 1969 · XSD en onderrichtingen van de RSZ
- De vijftien verplichte rubrieken van de afrekening
Het document dat u aan uw werknemer overhandigt moet vijftien opgesomde vermeldingen dragen: het inschrijvingsnummer, de omvang van de prestaties, het basisloon, het belastbaar bedrag, de sociale inhoudingen, de netto toegekende som. Een buitenlandse loonstrook draagt die opsomming niet.
Tekst : Wet van 12 april 1965, art. 15 · KB van 27 september 1966 (numac 1966092704, BS 11 oktober 1966, blz. 10286)
In drie stappen
- Uw onderneming en uw werknemer ingeven
Uw ondernemingsnummer, het paritair comité van uw werknemer, zijn statuut (bediende of arbeider), zijn arbeidsstelsel en zijn loon. Het scherm weigert een loon onder de sectorale drempel en zegt welk bedrag verwacht wordt.
- De prestaties van de maand ingeven
Gewerkte uren of dagen van elk personeelslid of elke medewerker, overuren, ziekte, tijdelijke werkloosheid, premies, maaltijdcheques. U kunt ook een uurroostermail plakken: de tekst wordt uitgelezen.
- Nakijken, dan bevestigen
U ziet eerst een voorbeeld met watermerk: brutoloon, inhoudingen, belastbaar bedrag, netto. Niets wordt bewaard zolang u niet bevestigt. Daarna komt de pdf in uw documenten en kan de aangifte vertrekken.
Wat er op een Belgische loonbrief moet staan
Deze lijst komt uit het koninklijk besluit van 27 september 1966 (wet van 12 april 1965, art. 15). Een paritair comité kan een uitgebreidere lijst opleggen: kijk dus ook op de pagina van uw comité.
- Naam en adres van de werkgever.
- Naam van de werknemer en beginletter van zijn voornaam.
- Inschrijvingsnummer van de werknemer bij de werkgever.
- De periode waarop de afrekening betrekking heeft.
- De omvang van de prestaties: uren, dagen, maanden of aantal stuks.
- Het basisloon, welke eenheid ook wordt gebruikt om het vast te stellen: uurloon, maandloon, stukloon.
- De in speciën verschuldigde sommen (gepresteerde arbeid, toeslag voor overuren, feestdagen en inhaalrustdagen, loon dat bij schorsing van de overeenkomst behouden blijft, premies), de voordelen in natura en het totaal brutoloon.
- De inhoudingen voor de sociale zekerheid.
- De bedragen die van die inhoudingen vrijgesteld zijn.
- Het belastbaar bedrag.
- Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing.
- De bedragen die van belastingen vrijgesteld zijn.
- De netto toegekende som.
- De af te trekken bedragen: voorschotten, voordelen in natura, boeten, overdracht van en beslag op loon.
- Het in speciën te betalen nettobedrag.
Wat de gratis eerste loonbrief bevat
- De eerste loonbrief van elke kalendermaand is gratis: geen kaart, geen aansluiting, geen voorwaarde. De maand daarop opnieuw.
- Zij bevat de volledige berekening: RSZ-inhouding, bedrijfsvoorheffing, bijzondere bijdrage, werkbonus, overuren, en de sectorale drempelcontrole van uw paritair comité.
- Zij bevat de pdf met de vijftien wettelijke rubrieken, in het Nederlands of in het Frans naargelang de taal van uw werknemer.
- Zij bevat de wettelijke waarschuwingen die op uw dossier slaan — wat uw sector oplegt en wat wij niet voor u berekenen staat er zwart op wit bij.
- Zij bevat NIET de Dimona of de DmfA: die vertrekken apart, vanuit hun eigen scherm.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn loonadministratie zelf doen?
Ja. Met loonsoftware zoals mijnloonbrief.be doet u uw loonadministratie zelf: u geeft uw werknemers en hun prestaties in, de loonbrief wordt berekend volgens de officiële barema's, en de Dimona en de DmfA vertrekken onder het mandaat dat u in Mahis ondertekent. U blijft de werkgever en de aangever: u betaalt de RSZ en de bedrijfsvoorheffing zelf vanaf uw eigen rekening, en u leest de loonbrief na voor u ze bevestigt.
Mag een werkgever zelf de loonbrief van zijn werknemer maken?
Ja. De wet legt het document en de inhoud ervan op (wet van 12 april 1965, art. 15; koninklijk besluit van 27 september 1966), niet de keuze van een sociaal secretariaat. Een werkgever mag de loonbrief van zijn werknemer, personeelslid of medewerker dus zelf maken, op voorwaarde dat het document de verplichte rubrieken draagt, dat het minimumloon van het paritair comité wordt nageleefd en dat de aangiften gebeuren. Voor een nieuwe werknemer vertrekt eerst de Dimona, uiterlijk op het ogenblik waarop hij begint te werken. Daarna volgen de loonbrief van elke maand en de DmfA van elk kwartaal. Op mijnloonbrief.be voert u de werknemer en zijn prestaties in, het platform berekent de loonbrief volgens het barema van zijn paritair comité, en de eerste loonbrief van elke maand is gratis. U blijft zelf de aangever en u betaalt de RSZ vanaf uw eigen rekening. mijnloonbrief.be is loonsoftware, geen erkend sociaal secretariaat.
Waarom kan een Nederlandse generator geen Belgische loonbrief maken?
Omdat hij op Nederlands recht rekent. Geen RSZ aan 13,07 %, geen paritair comité, geen bedrijfsvoorheffing volgens de sleutelformule, geen Dimona en geen DmfA. Het document ziet eruit als een loonstrook, maar het is er geen naar Belgisch recht. Een Belgische loonbrief vraagt een berekening volgens de Belgische regels en de rubrieken die het koninklijk besluit van 27 september 1966 voorschrijft.
Welke paritaire comités worden gedekt?
Wij volgen 177 paritaire comités; 141 daarvan hebben een berekende minimumdrempel, een minimumloon dat het platform op de loonbrief toetst. Voor de andere noemt de afrekening de regel zonder een bedrag te verzinnen. Elk comité heeft een eigen pagina met zijn barema, zijn premies en zijn bronnen: zoek het uwe op voor u uw eerste werknemer invoert.
Wat kost het?
De eerste loonbrief van elke maand is gratis, zonder kaart en zonder voorwaarde. Elke volgende loonbrief kost 5 euro excl. btw, dus één krediet, of u neemt een maandpakket als u er meer maakt. De volledige prijzen, exclusief btw, staan op onze prijspagina; er komt geen verborgen kost bij.
Vertrekken de Dimona en de DmfA ook?
Ja, vanuit hun eigen scherm. Wij verzenden in uw naam als bij de RSZ geïdentificeerde dienstverrichter, onder het mandaat dat u zelf in Mahis ondertekent. Wij zijn geen erkend sociaal secretariaat, en u blijft de aangever: de Dimona vertrekt bij de indiensttreding van de werknemer en de DmfA elk kwartaal.
En de andere aangiften van de werkgever?
Ook die, onder mandaat: bedrijfsvoorheffing (274), fiches 281.10, einde contract, tijdelijke werkloosheid, ziekenfonds en arbeidsongevallen. Elke aangifte wordt vooraf ingevuld op basis van uw loonbrieven, en u vertrouwt ze ons één voor één toe, tegen de prijs op de prijspagina. De aangiften eigen aan de sectorale fondsen blijven herinneringen die u zelf indient; de bijdragen die de RSZ voor hen int, gaan mee in de DmfA. Gebruikt u de dienst niet voor een aangifte, dan doet u ze zelf op het portaal van de bevoegde overheid.
Maak uw eerste loonbrief, gratis
De eerste loonbrief van elke maand is gratis, zonder bankkaart en zonder iets te installeren. De volgende kosten 5 euro excl. btw per stuk, zonder verplicht abonnement en zonder aansluitingskosten.