Privacybeleid

Laatste bijwerking: 30/10/2026.

Versie van 30 september 2026.

Verwerkingsverantwoordelijke

Mac Ped SRL, Kerkstraat 100, 1150 Sint-Pieters-Woluwe, KBO 0588.984.493 — info@mijnloonbrief.be. Voor de gegevens van de werknemers die een werkgever in de tool invoert, is die werkgever de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Mac Ped SRL op als verwerker (art. 28 AVG); het dienstencontract dat bij de accountopening wordt aanvaard, geldt als verwerkersovereenkomst.

Welke gegevens

Account: e-mailadres, wachtwoord (enkel als hash bewaard), taalkeuze. Onderneming: ondernemings-/btw-nummer, benaming en adres (opgehaald via VIES/KBO), en indien ingevoerd: RSZ-nummer, gestructureerde mededeling, werkgeverscategorie. Werknemers(ingevoerd door de werkgever): identiteit, adres, functie, statuut, loon, gezinssituatie, kinderen ten laste, voordelen van alle aard, bedrijfswagen. Het rijksregisternummer (NISS/INSZ) wordt versleuteld bewaard op de fiche van de werknemer, uitsluitend voor zijn loonbrieven, zijn individuele rekening en uw aangiften (Dimona, DmfA, sociale risico's, fiscale fiches, bedrijfsvoorheffing); het wordt voor geen enkel ander doel en nooit als identificatiemiddel gebruikt, en het wordt gewist wanneer de wettelijke bewaartermijnen van de documenten waarop het staat verstreken zijn (vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst voor de individuele rekening, einde van het zevende jaar na het jaar van betaling voor de fiscale fiche 281.10), bij de sluiting van uw account, of zodra u het wist. Vertrouwt u ons de verzending van uw DmfA-kwartaalaangifte toe, dan wordt het aangiftebestand dat het bevat versleuteld bewaard tot de verzending en daarna gewist. Facturatie: prestaties, credits, facturen; kaartgegevens worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd en bewaard, nooit op onze servers. Toestemmingen: aanvaarde versie, IP-adres, tijdstip. Technische logs voor de beveiliging.

Waarom (rechtsgronden)

Uitvoering van het contract (berekeningen, documenten, facturatie), wettelijke verplichtingen (boekhouding, btw, elektronische facturatie), gerechtvaardigd belang (beveiliging en misbruikpreventie). Toestemming (art. 6, lid 1, a, van de AVG) voor bezoekersmeting, conversiemeting en advertentiemeting (Google, PostHog, Meta), die u op elk moment kunt intrekken. Mac Ped SRL en Meta Platforms Ireland Ltd zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de verzameling en doorgifte van gegevens door de pixel (HvJ-EU, Fashion ID, C-40/17); om uw rechten bij Meta uit te oefenen, raadpleegt u het privacybeleid van Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy.

Verwerkers

Amazon Web Services (hosting, regio Parijs, EU), OVHcloud (AI-assistent, AI Endpoints, Frankrijk), Anthropic (AI-assistent, Verenigde Staten — doorgifte buiten de EU, omkaderd door modelcontractbepalingen; nooit uw INSZ-nummer), Stripe (betalingen — mogelijke doorgifte buiten de EU, omkaderd door het EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen), Recommand (verzending van facturen via het Peppol-netwerk), PostHog Inc. (conversiemeting van de site, met uw toestemming; gegevens gehost in de EU, in Frankfurt).

Bewaartermijnen

Accountgegevens: zolang het account bestaat. Loonbrieven, facturen en boekhoudkundige stukken: volgens de termijnen opgelegd door de Belgische boekhoudkundige, fiscale en sociale wetgeving. Toestemmingsregister: zolang het account bestaat, plus de tijd nodig als bewijs.

Online assistent

Wanneer u de assistent schrijft, worden uw laatste bericht en het antwoord van de assistent 30 dagen bewaard om de kwaliteit van de antwoorden te controleren en u te kunnen helpen als u vastloopt; daarna worden ze automatisch gewist. Een rijksregisternummer (INSZ) wordt gemaskeerd vóór elke bewaring, en de inhoud van een document dat u toevoegt wordt nooit bewaard. Enkel het team van Mac Ped SRL heeft er toegang toe. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (kwaliteit en betrouwbaarheid van de dienst).

Prikken en positie (keuze van de werkgever)

Een werknemer kan prikken met zijn telefoon, met een QR-code die ter plaatse of op de tablet van de vestiging wordt getoond (persoonlijke pincode, alleen als hash bewaard, nooit leesbaar). De werkgever kan daarbovenop een positiecontrole inschakelen; die staat standaard uit. Is ze ingeschakeld, dan vergelijkt de telefoon van de werknemer zijn positie met de zone van de vestiging op het moment van starten: alleen het antwoord „binnen de zone” of „buiten de zone” wordt opgeslagen. De coördinaten van de werknemer worden niet bewaard en komen in geen enkel logboek terecht. Een weigering belet het prikken niet: de prik wordt dan aangeduid als „positie niet gecontroleerd”. De werkgever, verwerkingsverantwoordelijke, informeert zijn werknemers vóór hij de optie inschakelt en blijft verantwoordelijk voor die informatie.

Uw rechten

Recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar: schrijf naar info@mijnloonbrief.be. Klachten: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Cookies

Eén strikt noodzakelijke cookie: die van uw aanmeldsessie. Geen doorverkoop van gegevens; advertentieprofilering vindt alleen plaats met uw toestemming (Meta-pixel). Het bezoek aan de site wordt gemeten op de logboeken van de server — wat uw browser opvraagt, wat nginx wegschrijft — zonder iets bij u te plaatsen en zonder dat die tellingen uw IP-adres bijhouden buiten de technische sortering. Daarnaast bestaan vier trackers, alle onderworpen aan uw keuze: Google Analytics (bezoekersmeting), Google Ads (meting van de resultaten van onze advertenties, waaronder de aanvragen tot regularisatie die ze opleveren) de Meta-pixel (meting en advertentietargeting) en PostHog (conversiemeting van de site). Ze worden AANGEKONDIGD MET EEN BANNER en pas geladen NA uw toestemming; daarvoor vertrekt er geen enkel verzoek naar Google of Meta, noch naar PostHog. Met uw toestemming plaatst Google Ireland Limited, ontvanger van de gegevens, cookies waarvan de duur door Google wordt bepaald (enkele maanden tot twee jaar naargelang de cookie); de gegevens kunnen binnen de Google-groep buiten de Europese Unie worden verwerkt, binnen zijn contractuele waarborgen. Ook met uw toestemming plaatst Meta Platforms Ireland Ltd, ontvanger van de gegevens, de cookies _fbp en _fbc, elk 90 dagen bewaard, voor meting en advertentietargeting. De pixel stuurt hem de paginaweergaven, uw inschrijving, uw aankopen van credits en uw e-mailadres, dat de bibliotheek van Meta hasht vóór verzending: bij de inschrijving doorgegeven, begeleidt het daarna de volgende gebeurtenissen van de sessie (openbare pagina’s en aankoop van credits). De pixel wordt in de aangemelde omgeving uitgeschakeld, behalve voor de aankoopgebeurtenis; die gegevens kunnen binnen de Meta-groep buiten de Europese Unie worden verwerkt, binnen zijn contractuele waarborgen. Ook met uw toestemming host PostHog Inc., onze verwerker, in de Europese Unie (Frankfurt) de meting van de stappen van de conversie: bekeken openbare pagina’s, geslaagde inschrijving, eerste gegenereerde loonfiche en aankoop van credits (het aantal credits, zonder bedrag). Het slaat in de lokale opslag van uw browser een item ph_<sleutel>_posthog op, dat een anonieme willekeurige identificatie bevat en blijft staan tot u uw toestemming intrekt of de sitegegevens wist; het plaatst geen cookie. Twee technische items vullen die opslag aan: ph_*-items in de sessieopslag, gewist bij het sluiten van het tabblad, en __ph_opt_in_out_<sleutel>, dat uw keuze onthoudt. De verzonden gegevens omvatten ook het type browser en apparaat en, in voorkomend geval, de reclamecampagneparameters van het aankomstadres. Er worden geen sessieopnames, geen automatische registratie, geen loongegevens, geen INSZ, geen e-mailadres en geen klantidentificatie naar PostHog doorgestuurd, en PostHog verwerpt uw IP-adres bij ontvangst, op ons verzoek. De tracking wordt in de aangemelde omgeving uitgeschakeld, behalve voor de gebeurtenissen eerste fiche en aankoop van credits. Rechtsgrond: uw toestemming. PostHog kan gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten, volgens zijn verwerkingsovereenkomst: die steunt op het EU-VS Data Privacy Framework en op standaardcontractbepalingen, en publiceert zijn verwerkers op https://posthog.com/subprocessors. Weigeren verandert niets aan de werking van de site, en uw weigering wordt bewaard zodat de vraag niet opnieuw wordt gesteld. U kunt uw keuze op elk moment intrekken of wijzigen via de link “Cookies” onderaan de pagina, of de sitegegevens van uw browser wissen.

Advertentiedoelgroepen op Meta

Om onze advertenties op Facebook en Instagram te tonen aan ingeschreven personen en aan onze klanten, of om hen ervan uit te sluiten, en aan personen met een vergelijkbaar profiel, sturen wij Meta Platforms Ireland Ltd het e-mailadres van uw account en, als wij het hebben, uw telefoonnummer, gehasht (SHA-256) op onze server vóór verzending: geen enkel gegeven vertrekt leesbaar, en nooit een gegeven van uw werknemers. Meta vergelijkt die hashes met zijn eigen accounts en verwijdert ze daarna. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze dienst bekend te maken bij de gebruikers van het platform (artikel 6.1.f van de AVG). U kunt zich er op elk moment, zonder reden, tegen verzetten door te schrijven naar info@mijnloonbrief.be: uw adres wordt dan uitgesloten van alle volgende verzendingen.

Beveiliging

Gehashte wachtwoorden, toegangscontrole per account, logboekregistratie, versleutelde verbindingen met de officiële diensten. Bij een datalek dat een risico inhoudt, worden de autoriteit en de betrokkenen verwittigd zoals de AVG vereist.