Conditions générales et contrat de services — version 2026-09.1

A. Conditions générales d'utilisation

fiche2paie.be est un outil en ligne de calcul de rémunérations édité par Mac Ped SRL (BE 0588.984.493). L'accès requiert un compte lié à un numéro d'entreprise belge valide. Les prix affichés lors de la commande s'appliquent, hors TVA (21 % en sus) : première fiche de chaque mois offerte sans condition ; au-delà, crédits prépayés (fiches et corrections) valables douze mois à compter de l'achat, ou forfaits mensuels ou annuels ; facture électronique émise immédiatement à chaque achat. Les crédits non utilisés à l'expiration ne sont ni remboursés ni prolongés. L'utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. L'outil fournit des calculs établis sur les barèmes officiels en vigueur et sur les données encodées par l'utilisateur ; il ne constitue pas un conseil juridique individualisé.

B. Contrat de prestation de services sociaux et mandat

Entre Mac Ped SRL, n° d'entreprise 0588.984.493 (« le Prestataire »), identifiée comme prestataire de services sociaux non agréé auprès de l'ONSS (demande d'identification ONSS en cours), et le titulaire du compte (« le Client »).

Article 1 — Objet

1.1. Le Prestataire fournit un outil en ligne d'aide au calcul de rémunérations : fiches de paie, cotisations sociales, précompte professionnel et documents associés, sur la base des barèmes officiels (ONSS, SPF Finances) cités en source sur chaque fiche ou document généré. Les mises à jour des barèmes sont effectuées dans les meilleurs délais suivant leur publication officielle.
1.2. Dès l'activation du mandat (article 3) et une fois l'autorisation ONSS obtenue, le Prestataire accomplit au nom du Client les déclarations électroniques des groupes d'applications Dimona, DmfA et Flexi At Work via le mandat électronique MAHIS.
1.3. Le Prestataire n'est pas un secrétariat social agréé : il ne perçoit ni ne reverse jamais les cotisations ou impôts — le Client exécute lui-même tous les paiements. La plateforme agit uniquement comme outil technique d'assistance.

Article 2 — Responsabilités

2.1. Le Client (employeur) est seul responsable envers l'ONSS, le SPF Finances et tout tiers de l'exactitude, de la complétude et de la conformité légale de toutes les données qu'il valide et transmet, y compris les fiches de paie, déclarations sociales et fiscales générées via la plateforme. Le Prestataire décline expressément toute responsabilité quant aux conséquences de toute erreur ou omission dans les données fournies par le Client.
2.1bis. La remise de la fiche de paie au travailleur et son archivage relèvent du seul Client. S'il opte pour une remise électronique, le Client respecte la loi du 3 juin 2007 : accord préalable du travailleur, prestataire d'archivage garantissant l'accès gratuit du travailleur pendant cinq ans après la fin du contrat de travail, accusé de réception, et droit du travailleur de revenir au papier. Le Prestataire génère les documents mais n'assure ni leur remise ni leur archivage légal, et ne peut être tenu responsable d'un manquement du Client à ces obligations.
2.2. Le Client garantit l'exactitude des données encodées et s'engage à vérifier chaque fiche, chaque déclaration et chaque document avant envoi ou transmission.
2.3. Le Prestataire maintient les barèmes conformes aux sources officielles (références citées sur chaque document) et corrige sans délai toute divergence dans ses algorithmes. Les mises à jour légales sont effectuées selon une obligation de moyens renforcée (« meilleurs efforts »).
2.4. La responsabilité du Prestataire est expressément limitée aux montants payés par le Client au titre des prestations du présent contrat au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la réclamation. Le Prestataire n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, en ce compris et sans s'y limiter la perte de bénéfice, la perte de données ou le préjudice commercial.

Article 3 — Mandat

3.1. Le Client donne mandat au Prestataire pour les clusters de l'article 1.2. Le mandat ne prend effet qu'après :

• l'obtention par le Prestataire de l'autorisation ONSS requise ;
• l'enregistrement et la signature électronique du mandat par les deux parties dans le service MAHIS via eID/itsme.

Article 4 — Données personnelles

4.1. Le numéro de registre national (NISS) des travailleurs n'est jamais enregistré en base de données : il est saisi ponctuellement, transmis aux autorités, puis effacé. Seule exception, à la demande expresse du Client : lorsque celui-ci confie au Prestataire l'envoi de sa déclaration trimestrielle DmfA, le fichier de déclaration — qui contient les NISS — est conservé chiffré jusqu'à l'envoi, puis effacé.
4.2. Les autres données sont traitées pour l'exécution du contrat, hébergées dans l'UE, supprimées à la clôture du compte sous réserve des obligations légales.

Article 5 — Prix

Prix affichés lors de la commande, TVA en sus. Facture unique par compte et par mois (voir A). Le bilan social est un service payant à part : forfait de 50,00 EUR HTVA (60,50 EUR TTC) par dossier et par exercice, quel que soit le parcours ; il ne consomme ni la première fiche du mois ni un document de forfait. Paiement par la carte enregistrée (débit unique), export aux codes de la Banque nationale et PDF final débloqués par le paiement, facture Peppol immédiate.

Article 6 — Durée et résiliation

Durée indéterminée ; fin à tout moment pour l'outil de calcul, la composante mandat suivant l'article 3.3. Pas de remboursement des périodes entamées.

Article 7 — Droit applicable

Droit belge. Tribunaux de l'arrondissement du siège du Prestataire compétents.

Algemene voorwaarden en dienstverleningsovereenkomst — versie 2026-09.1

A. Algemene voorwaarden

fiche2paie.be is een online tool voor loonberekening, uitgegeven door Mac Ped SRL (BE 0588.984.493). Toegang vereist een account gekoppeld aan een geldig Belgisch ondernemingsnummer. De prijzen die bij de bestelling worden weergegeven, zijn exclusief BTW (21% extra): de eerste loonfiche van elke maand is gratis; daarna voorafbetaalde tegoeden (loonfiches en correcties) geldig voor twaalf maanden vanaf aankoop, of maandelijkse of jaarlijkse abonnementen; elektronische factuur wordt onmiddellijk na elke aankoop uitgereikt. Niet-gebruikte tegoeden bij vervaldatum worden niet terugbetaald of verlengd. De gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens. De tool levert berekeningen op basis van de officiële tarieven en de door de gebruiker ingevoerde gegevens; het vormt geen geïndividualiseerd juridisch advies.

B. Overeenkomst voor sociale dienstverlening en mandaat

Tussen Mac Ped SRL, ondernemingsnummer 0588.984.493 (« de Dienstverlener »), geïdentificeerd als niet-erkende sociale dienstverlener bij de RSZ (aanvraag voor RSZ-identificatie lopende), en de rekeninghouder (« de Klant »).

Artikel 1 — Voorwerp

1.1. De Dienstverlener verstrekt een online hulpmiddel voor loonberekening: loonfiches, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en bijbehorende documenten, op basis van de officiële tarieven (RSZ, FOD Financiën) die als bron op elke fiche of document worden vermeld. Updates van de tarieven worden zo snel mogelijk na hun officiële publicatie uitgevoerd.
1.2. Vanaf de activering van het mandaat (artikel 3) en zodra de RSZ-toestemming is verkregen, verricht de Dienstverlener namens de Klant de elektronische aangiften voor de toepassingsgroepen Dimona, DmfA en Flexi At Work via het elektronische mandaat MAHIS.
1.3. De Dienstverlener is geen erkend sociaal secretariaat: hij ontvangt noch stort ooit de bijdragen of belastingen — de Klant voert zelf alle betalingen uit. Het platform fungeert uitsluitend als technisch hulpmiddel.

Artikel 2 — Aansprakelijkheid

2.1. De Klant (werkgever) is uitsluitend verantwoordelijk tegenover de RSZ, de FOD Financiën en elke derde partij voor de juistheid, volledigheid en wettelijke conformiteit van alle gegevens die hij valideert en doorstuurt, inclusief loonfiches, sociale en fiscale aangiften gegenereerd via het platform. De Dienstverlener wijst uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid af voor de gevolgen van eventuele fouten of weglatingen in de door de Klant verstrekte gegevens.
2.1bis. De overhandiging van de loonbrief aan de werknemer en de archivering ervan vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de Klant. Kiest de Klant voor elektronische overhandiging, dan leeft hij de wet van 3 juni 2007 na: voorafgaand akkoord van de werknemer, archiveringsdienst die de werknemer vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst gratis toegang garandeert, ontvangstbevestiging, en het recht van de werknemer om terug te keren naar papier. De Dienstverlener genereert de documenten maar staat niet in voor de overhandiging of de wettelijke archivering ervan, en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een tekortkoming van de Klant in deze verplichtingen.
2.2. De Klant garandeert de juistheid van de ingevoerde gegevens en verbindt zich ertoe elke fiche, elke aangifte en elk document te controleren vóór verzending of doorsturen.
2.3. De Dienstverlener verbindt zich ertoe de tarieven in overeenstemming te houden met de officiële bronnen (vermeld op elk document) en eventuele afwijkingen in zijn algoritmen onverwijld te corrigeren. Wettelijke updates worden uitgevoerd volgens een versterkte inspanningsverplichting (« beste inspanningen »).
2.4. De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is uitdrukkelijk beperkt tot de bedragen die de Klant heeft betaald voor de diensten van deze overeenkomst in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het voorval dat aanleiding geeft tot een vordering. In geen geval is de Dienstverlener aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, gegevensverlies of commerciële schade.

Artikel 3 — Mandaat

3.1. De Klant verleent de Dienstverlener een mandaat om namens en voor rekening van de Klant de elektronische aangiften van de clusters vermeld in artikel 1.2 uit te voeren. Dit mandaat treedt pas in werking na:

• de verkrijging door de Dienstverlener van de vereiste RSZ-toestemming om als gemachtigde op te treden;
• de registratie en elektronische ondertekening van het mandaat door beide partijen in de online dienst MAHIS van de sociale zekerheid, conform de RSZ-richtlijnen, via een gekwalificeerde elektronische handtekening (eID/itsme).

Artikel 4 — Persoonsgegevens

4.1. Het rijksregisternummer (INSZ) van werknemers wordt nooit in de databank opgeslagen: het wordt door de Klant ingevoerd op het moment van een aangifte of export, naar de bevoegde autoriteiten verzonden en vervolgens van het platform verwijderd. Enige uitzondering, op uitdrukkelijk verzoek van de Klant: vertrouwt hij de verzending van zijn DmfA-kwartaalaangifte aan de Dienstverlener toe, dan wordt het aangiftebestand — dat de INSZ-nummers bevat — versleuteld bewaard tot de verzending en daarna gewist.
4.2. De overige gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de uitvoering van deze overeenkomst, gehost binnen de Europese Unie en verwijderd bij sluiting van het account, behoudens wettelijke bewaartermijnen (met name fiscaal en sociaal).

Artikel 5 — Prijs

De prijzen die bij de bestelling worden weergegeven, zijn exclusief BTW. Een factuur per account en per maand (zie A). De sociale balans is een aparte betaalde dienst: vast tarief van 50,00 EUR excl. btw (60,50 EUR incl. btw) per dossier en per boekjaar, welk pad dan ook; het dossier verbruikt niet de eerste loonbrief van de maand en geen forfaitdocument. Betaling met de geregistreerde kaart (één maal debiteren), export met de codes van de Nationale Bank en het definitieve PDF na betaling, onmiddellijke Peppol-factuur.

Artikel 6 — Duur en opzegging

Overeenkomst voor onbepaalde tijd; beëindiging te allen tijde mogelijk voor de berekeningstool, het mandaatdeel volgt artikel 3.3. Geen terugbetaling van aangevangen perioden.

Artikel 7 — Toepasselijk recht

Belgisch recht. Bevoegde rechtbanken van het arrondissement van de zetel van de Dienstverlener.

Door aan te vinken bevestigt u dat u de overeenkomst voor sociale dienstverlening en het mandaat (versie 2026-09.1) hebt gelezen en aanvaardt. Deze wordt van kracht voor de aangiften zodra de RSZ-toestemming is verkregen en het mandaat elektronisch is ondertekend via eID/itsme. U erkent uitsluitend verantwoordelijk te zijn voor de controle en validatie van alle via het platform verzonden gegevens.