Algemene voorwaarden en dienstverleningsovereenkomst — versie 2026-10.2

Lees de Franse contractuele versie.

A. Algemene voorwaarden

fiche2paie.be (mijnloonbrief.be) is een online tool voor loonberekening, uitgegeven door Mac Ped SRL (BE 0588.984.493). Toegang vereist een account gekoppeld aan een Belgisch ondernemingsnummer: het btw-nummer voor een btw-plichtige entiteit, of het ondernemingsnummer uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) voor een entiteit die niet btw-plichtig is. De prijzen zijn die op de prijzenpagina op het moment van de bestelling, exclusief btw. Niet-gebruikte voorafbetaalde tegoeden worden bij het vervallen niet terugbetaald of verlengd. De gebruiker is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens. De tool levert berekeningen op basis van de geldende officiële barema's en de door de gebruiker ingevoerde gegevens; hij vormt geen geïndividualiseerd juridisch advies.

Verbinding met de FOD Financiën. Het platform is compatibel met MyMinfin van de FOD Financiën. Wanneer de gebruiker zijn dossier verbindt, na identificatie met itsme of de elektronische identiteitskaart, raadpleegt of dient het platform zijn fiscale documenten in via de API's van de FOD Financiën, in zijn naam en uitsluitend volgens zijn instructies. Dit gebruik valt onder de gebruiksovereenkomst voor de API's van de FOD Financiën die Mac Ped SRL heeft ondertekend; de tekst wordt op verzoek bezorgd via info@mijnloonbrief.be. Ze bepaalt onder meer dat de toegang enkel voor rekening van de gebruiker wordt gebruikt, dat de FOD Financiën een API tijdelijk kan opschorten voor onderhoud of om de goede werking ervan te verzekeren, en dat elke partij zelf verantwoordelijk blijft voor haar verplichtingen inzake gegevensbescherming. De FOD Financiën biedt de gebruiker geen rechtstreekse ondersteuning voor dit gebruik: Mac Ped SRL verzorgt de ondersteuning. Een gebruiker die een fout of een weglating vindt in de gegevens die van de FOD Financiën komen, meldt die via het algemene contactformulier van de FOD Financiën (financien.belgium.be, rubriek „Structuur en diensten”). Een gebruiker die weet of vermoedt dat zijn toegang gecompromitteerd kan zijn, bijvoorbeeld na het verlies van een computer, verwittigt Mac Ped SRL onmiddellijk zodat de toegang geblokkeerd wordt. De FOD Financiën kan de gebruiker op elk moment vragen om alle of een deel van de dragers terug te geven waarop hij gegevens van de FOD Financiën heeft opgeslagen.

B. Overeenkomst voor sociale dienstverlening en mandaat

Tussen Mac Ped SRL, ondernemingsnummer 0588.984.493 („de Dienstverlener”), bij de RSZ geïdentificeerd als niet-erkende sociale dienstverlener (identificatie door de RSZ gevalideerd op 24 augustus 2026), en de rekeninghouder, geïdentificeerd door zijn ondernemingsnummer bij de inschrijving („de Klant”).

Artikel 1 — Voorwerp

1.1. De Dienstverlener verstrekt een online hulpmiddel voor loonberekening: loonbrieven, sociale bijdragen, bedrijfsvoorheffing en bijbehorende documenten, op basis van de geldende officiële barema's, die als bron op elke fiche of elk document worden vermeld. De barema's worden zo snel mogelijk na hun officiële bekendmaking bijgewerkt.
1.2. Zodra het mandaat van artikel 3 ondertekend is, verricht de Dienstverlener namens en voor rekening van de Klant de elektronische aangiften aan de sociale zekerheid voor de groepen die de Klant in MAHIS heeft ondertekend, uit: Dimona, DmfA, Flexi At Work, de aangiften sociale risico's (werkloosheid, uitkeringen, arbeidsongevallen) en de tijdelijke werkloosheid.
1.3. Op verzoek van de Klant en enkel voor de aangiften die hij hem toevertrouwt, dient de Dienstverlener bovendien in: de aangifte van de bedrijfsvoorheffing (274) via Finprof, nadat de Klant een Finprof-mandaat heeft ondertekend in de toepassing Mandaten van de FOD Financiën; de fiscale fiches 281.10 via Belcotax-on-web; de afzonderlijke aangiften aan de fondsen voor bestaanszekerheid. Deze toevertrouwde aangiften zijn afzonderlijke diensten, gefactureerd volgens de prijzenpagina.
1.4. De Dienstverlener is geen erkend sociaal secretariaat: hij ontvangt noch stort ooit de bijdragen, belastingen of andere sommen die de Klant verschuldigd is; de Klant voert zelf alle betalingen uit. Het platform fungeert uitsluitend als technisch hulpmiddel.

Artikel 2 — Aansprakelijkheid

2.1. De Klant (werkgever) is als enige verantwoordelijk tegenover de RSZ, de FOD Financiën en elke derde voor de juistheid, volledigheid en wettelijke conformiteit van alle gegevens die hij valideert en doorstuurt, met inbegrip van de loonbrieven en de sociale en fiscale aangiften die via het platform worden opgemaakt. De Dienstverlener wijst uitdrukkelijk elke aansprakelijkheid af voor de gevolgen van fouten of weglatingen in de door de Klant verstrekte gegevens of in zijn validaties.
2.1bis. De overhandiging van de loonbrief aan de werknemer en de archivering ervan vallen uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de Klant. Kiest de Klant voor elektronische overhandiging, dan leeft hij de wet van 3 juni 2007 na: voorafgaand akkoord van de werknemer, archiveringsdienst die de werknemer vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst gratis toegang garandeert, ontvangstbevestiging, en het recht van de werknemer om terug te keren naar papier. De werknemersruimte van het platform geeft de werknemer praktische toegang tot zijn documenten en registreert zijn ontvangstbevestigingen; ze is geen wettelijke archiveringsdienst. De Dienstverlener maakt de documenten op maar staat niet in voor de overhandiging of de wettelijke archivering ervan, en kan niet aansprakelijk worden gesteld voor een tekortkoming van de Klant in deze verplichtingen.
2.2. De Klant garandeert de juistheid van de ingevoerde gegevens (lonen, prestaties, gezinssituatie, voordelen, INSZ-nummers) en verbindt zich ertoe elke fiche, elke aangifte en elk document te controleren vóór verzending of doorsturen.
2.3. De Dienstverlener houdt de barema's in overeenstemming met de officiële bronnen (vermeld op elk document) en corrigeert onverwijld elke afwijking in zijn algoritmen. Wettelijke updates gebeuren volgens een versterkte inspanningsverbintenis („beste inspanningen”), zonder gewaarborgde termijn.
2.4. De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is uitdrukkelijk beperkt tot de bedragen die de Klant heeft betaald voor de diensten van deze overeenkomst in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het feit dat tot de vordering aanleiding geeft. In geen geval is de Dienstverlener aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder maar niet beperkt tot winstderving, gegevensverlies of commerciële schade.

Artikel 3 — Mandaat

Artikel 4 — Persoonsgegevens

4.1. Rollen. Voor de gegevens van de werknemers van de Klant is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en treedt de Dienstverlener op als verwerker in de zin van artikel 28 van verordening (EU) 2016/679 (AVG). Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28, §§ 3 en 9, AVG; het vult de mandaatovereenkomst aan (artikel 31quater van de wet van 29 juni 1981).
4.2. Voorwerp, duur, aard en doel. Voorwerp en doel: de sociale documenten van de Klant opmaken en de aangiften bedoeld in de artikelen 1.2 en 1.3 verrichten. Duur: die van deze overeenkomst, verlengd met de wistermijnen van artikel 4.5. Aard: registratie, bewaring, raadpleging, gebruik, mededeling aan de door de wet aangewezen bestemmelingen, wissing. Betrokkenen: de werknemers en gewezen werknemers die de Klant invoert. Gegevens: identiteit, contactgegevens, overeenkomst, loon, prestaties, gezinssituatie en voordelen, en het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ: rijksregisternummer of bisnummer).
4.3. Het INSZ. a) Het wordt één keer door de Klant ingevoerd en versleuteld geregistreerd op de fiche van de werknemer, met een eigen sleutel; het platform toont het daarna enkel nog gedeeltelijk gemaskeerd. b) Het wordt uitsluitend gebruikt voor de loonbrieven, de individuele rekeningen, de Dimona-, DmfA- en sociale-risicoaangiften, de fiscale fiches 281.10 en de aangifte bedrijfsvoorheffing, dat wil zeggen voor de formaliteiten die de wet de Klant oplegt (artikel 8, § 1, derde lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen). c) Het dient nooit als identificatiemiddel, sleutel, zoekcriterium of koppeling tussen bestanden of tussen klanten, en wordt enkel meegedeeld aan de bestemmelingen die de aangifte aanwijst (RSZ en instellingen van het netwerk van de sociale zekerheid, FOD Financiën, sectorfondsen). d) Het staat in geen enkel technisch logbestand, geen webadres, geen opslag van de browser en geen gesprek met de online assistent; het staat op de documenten en in de aangiften die het vereisen.
4.4. Verplichtingen van de Dienstverlener (artikel 28, § 3, AVG). a) Hij verwerkt de gegevens enkel op gedocumenteerde instructie van de Klant: deze overeenkomst, het mandaat en de handelingen van de Klant in het platform; hij brengt hem onmiddellijk op de hoogte als een instructie hem in strijd lijkt met de regelgeving. b) De personen die hij tot de verwerking machtigt, zijn tot vertrouwelijkheid gehouden; het INSZ wordt enkel in klare tekst gelezen door de geautomatiseerde verwerkingen die een document of aangifte opmaken, en elke menselijke toegang, gemotiveerd door een verzoek van de Klant of een wettelijke verplichting, wordt geregistreerd. c) Hij neemt de maatregelen van artikel 32 AVG: versleuteling, afscherming van de databank per klant, toegangscontrole, logbestanden zonder INSZ, versleutelde back-ups, een bijgehouden informatieveiligheidsplan. d) De Klant geeft hem een algemene toestemming om een beroep te doen op de verdere verwerkers die in het privacybeleid worden genoemd; de Dienstverlener kondigt elke toevoeging of vervanging minstens dertig dagen vooraf aan, waarbij de Klant zich ertegen kan verzetten door op te zeggen, en legt elk van hen dezelfde verplichtingen op (artikel 28, § 4). e) Hij helpt de Klant de verzoeken van werknemers te beantwoorden (inzage, verbetering, wissing, beperking); het INSZ wordt verbeterd of gewist vanaf de fiche van de werknemer. f) Hij helpt de Klant de artikelen 32 tot 36 AVG na te leven en meldt hem elk datalek dat hem betreft zo snel mogelijk, uiterlijk achtenveertig uur nadat hij er kennis van kreeg. g) Na afloop van de dienstverlening wist hij de gegevens volgens artikel 4.5, nadat de Klant ze heeft kunnen exporteren. h) Hij stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van dit artikel aan te tonen en laat audits toe door de Klant of een door hem gemachtigde auditor, met een opzegtermijn van dertig dagen.
4.5. Wissing. Het INSZ van een werknemer wordt automatisch gewist wanneer de twee wettelijke bewaartermijnen van de documenten waarop het staat verstreken zijn: vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst voor de individuele rekening (artikel 25 van het koninklijk besluit van 8 augustus 1980), en het einde van het zevende jaar na het jaar van betaling van zijn laatste bezoldiging voor de fiscale fiche 281.10 (artikel 315 van het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992). Het INSZ van de begunstigde van een andere fiscale fiche 281, buiten het personeel, wordt gewist op 1 januari van het achtste jaar na het inkomstenjaar. In alle gevallen wordt het INSZ gewist bij de sluiting van het account van de Klant, of zodra de Klant het van de fiche wist. De DmfA-aangiftebestanden of aangiften sociale risico's die de Klant de Dienstverlener toevertrouwt, worden versleuteld bewaard tot de verzending, daarna gewist, en uiterlijk dertig dagen na de opmaak. De overige gegevens worden verwerkt voor de uitvoering van de overeenkomst, gehost in de EU en gewist bij de sluiting van het account, onder voorbehoud van de wettelijke bewaartermijnen (met name fiscaal en sociaal).
4.6. De Dienstverlener wijst een functionaris voor gegevensbescherming aan (artikel 37 AVG) en deelt diens identiteit mee aan de minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken (artikel 10 van de wet van 8 augustus 1983); hij is bereikbaar via info@mijnloonbrief.be.

Artikel 5 — Prijzen en facturatie

De geldende prijzen zijn die op de prijzenpagina op het moment van de bestelling, exclusief btw: loonbrieven per stuk (de eerste loonbrief van elke maand is gratis), correcties, forfaits, sociale balans, toevertrouwde aangiften en opties. De sociale balans en de toevertrouwde aangiften zijn afzonderlijke betalende diensten, die de eerste loonbrief van de maand niet verbruiken. Elke aankoop of betaling geeft aanleiding tot een elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een Klant die niet btw-plichtig is, ontvangt een factuur inclusief btw, die hem identificeert met zijn ondernemingsnummer.

Artikel 6 — Duur en opzegging

Overeenkomst voor onbepaalde duur; beëindiging te allen tijde mogelijk voor de berekeningstool, het mandaatdeel volgt artikel 3.3. Geen terugbetaling van aangevangen periodes.

Artikel 7 — Wijziging van de overeenkomst

Elke wijziging van deze overeenkomst krijgt een nieuwe versie, die de Klant bij zijn volgende aanmelding wordt voorgelegd met een samenvatting van de wijzigingen. Het gebruik van de functies van het platform veronderstelt de aanvaarding van de geldende versie. De reeds opgemaakte documenten blijven zonder die aanvaarding raadpleegbaar en downloadbaar.

Artikel 8 — Toepasselijk recht

Belgisch recht. Bevoegd zijn de rechtbanken van het arrondissement van de zetel van de Dienstverlener.

Door aan te vinken bevestigt u dat u de overeenkomst voor sociale dienstverlening en het mandaat (versie 2026-10.2) hebt gelezen en aanvaardt. Het mandaat gaat voor de aangiften in bij de elektronische ondertekening in MAHIS (eID/itsme). U blijft als enige verantwoordelijk voor de gegevens die u valideert en doorstuurt (RSZ, FOD Financiën, derden).