Personeelsplanning en tijdsregistratie voor horeca en handel
Pagina nagekeken op 13 oktober 2026 — Wie schrijft en controleert deze pagina's
Uitgegeven door Mac Ped SRL (KBO 0588.984.493), bij de RSZ geïdentificeerde dienstverrichter. Hoe wij nakijken
Welke software voor de personeelsplanning van een restaurant, café of winkel in België? De planning van mijnloonbrief.be hangt aan de loonbrief. U zet de shifts van de week met slepen en neerzetten op het scherm en publiceert ze. Elke werknemer opent zijn uurrooster op zijn gsm via een persoonlijke link, zonder account aan te maken. Hij klokt in, neemt pauze en klokt uit met een QR-code en een persoonlijke pincode, of op de tablet van de zaak. Verlof vraagt hij online aan en u aanvaardt of weigert. Op het einde van de maand exporteert u de uren als pdf, Excel of csv, voor uw sociaal secretariaat of uw boekhouder. Voor een flexi-jobber of een extra kan de Dimona vertrekken vanuit de planning. Het tarief: 5 euro excl. btw per werknemer en per maand, afgeboekt wanneer u de planning publiceert.
Bekijk de video op YouTube (60 s) (opent in een nieuw tabblad)Transcriptie van de video
Kijk, hebt u een restaurant, een café of een winkel? Op mijnloonbrief.be hangt de planning van uw team aan de loonbrief. U zet de shifts van de week op het scherm met slepen en neerzetten. Voor u publiceert, melden controles wat niet klopt: rusttijden, pauzes, overlappende shifts. Elke werknemer opent zijn uurrooster op zijn gsm, via een persoonlijke link, zonder account. Hij klokt in, neemt pauze en klokt uit met een QR-code en zijn pincode. Verlof vraagt hij online aan, en u aanvaardt of weigert. Op het einde van de maand exporteert u de uren als pdf, Excel of csv. En voor een flexi-jobber of een extra kan de Dimona vertrekken vanuit de planning, als u de optie aanzet. De planning kost vijf euro exclusief btw per werknemer en per maand, afgeboekt wanneer u publiceert. Alles staat op mijnloonbrief.be.
Het uurrooster opmaken en publiceren
U plaatst de shifts in een weekrooster, werknemer per werknemer, met slepen en neerzetten. Controles melden wat niet klopt voor u publiceert: arbeidsduur, rusttijden, pauzes, overlappende shifts of een aanvaard verlof. Bij elke melding staat de wettekst waarop ze steunt.
Tijdens het opmaken ziet u een raming van de kost van de maand, op basis van de geplande uren. Dat is een raming: alleen de loonbrieven gelden. Een werknemer kan ook aan een bepaalde vestiging gekoppeld worden, als u er meerdere hebt.
Wat de werknemer ziet en doet
Elke werknemer, medewerker of elk personeelslid in uw team, bediende of arbeider, krijgt zijn eigen link en ziet enkel zijn eigen uurrooster.
Na de publicatie opent elke werknemer zijn uurrooster op zijn gsm via een persoonlijke link. Die link toont alleen zijn eigen uurrooster en zijn eigen aanvragen, geen loonbrief en geen bedrag. Een account is niet nodig.
- Inklokken, pauze en uitklokken met een QR-code die in de zaak hangt of op de tablet van de zaak verschijnt
- Een persoonlijke pincode, die enkel versleuteld (gehasht) wordt bewaard
- Een verlofaanvraag of een afwezigheid doorgeven, die de werkgever aanvaardt of weigert
- Zijn gepubliceerde shifts en zijn gepresteerde uren nakijken
Het inklokken: pincode, QR-code en positie als keuze
Het inklokken gebeurt op de gsm van de werknemer of op de tablet van de zaak. Een controle van de positie is een keuze van de werkgever en staat standaard uit. Zet u ze aan, dan vergelijkt de gsm zijn positie met de zone van de zaak op het ogenblik van het inklokken. Alleen het antwoord „in de zone” of „buiten de zone” wordt bewaard, nooit de coördinaten. Weigert de werknemer, dan kan hij toch inklokken: het inklokken staat dan als „positie niet gecontroleerd”.
De werkgever licht zijn werknemers in voor hij de optie aanzet. Wat wij bewaren en hoe, staat in het privacybeleid.
De uren van de maand exporteren
Voor elke dag telt het gevalideerde inklokken als dat bestaat, anders het gepubliceerde uurrooster. Ontwerpen en geannuleerde shifts staan er niet in. U downloadt het bestand per maand, als pdf, Excel of csv, en u bezorgt het aan uw sociaal secretariaat of uw boekhouder. Het bestand bevat geen rijksregisternummer en geen bedrag. De export is gratis.
Werkt u met een boekhouder, dan kan die u een link bezorgen om de uren in te voeren, zonder account voor u. Die link opent enkel de planning van uw vennootschap.
Dimona vanuit de planning
Activeert u de optie, dan programmeert een gepubliceerde shift van een flexi-jobber of een extra zijn Dimona, die op het juiste ogenblik naar de RSZ vertrekt. Voor een student staat er geen Dimona per shift: zijn Dimona blijft kwartaalgebonden en gebeurt in het Dimona-scherm. Die Dimona vanuit de planning is gratis.
Wat de planning kost
De planning kost 1 krediet (5 euro excl. btw) per werknemer en per maand. Het wordt afgeboekt wanneer u de planning publiceert, de eerste keer dat een week van die maand die werknemer bevat: eerst op uw pakket, dan op uw gekochte kredieten, nooit op een bankkaart. Opnieuw publiceren of een andere week van dezelfde maand kost niets extra. Is er geen krediet beschikbaar, dan wordt er niet gepubliceerd: de shifts blijven als ontwerp staan, er gaat niets verloren en u bent niets verschuldigd. Inkijken en de export van de uren blijven open.
De loonbrief betaalt u apart: 5 euro excl. btw (één krediet), en de eerste loonbrief van elke maand is gratis. Is een boekhouder aan uw vennootschap gekoppeld, dan betaalt die. Alle bedragen zijn exclusief btw.
Wat de wet vandaag vraagt
Een planning helpt om uren te bewijzen en om een deeltijdse werknemer tijdig te verwittigen. Wat het recht voorziet voor de registratie van de arbeidstijd, wat is aangekondigd en wat vandaag al geldt, staat in ons artikel.
Horeca en handel
Flexi-jobbers en extra's zijn precies de werknemers die u week na week inplant. De loonbrief van uw paritair comité blijft de bron van de minima: de pagina van de horeca legt uit wat PC 302 voor uw loonbrieven betekent.
Veelgestelde vragen
Welke planningsoftware voor een restaurant of café in België?
Voor een restaurant, café of winkel dat ook zijn loonbrieven hier maakt, is de planning een onderdeel van de loonadministratie. U publiceert het uurrooster van het team met slepen en neerzetten, elke werknemer bekijkt het op zijn gsm via een persoonlijke link, klokt in met een QR-code en een persoonlijke pincode en vraagt zijn verlof online aan. Op het einde van de maand exporteert u de uren als pdf, Excel of csv, en de Dimona van een flexi-jobber of een extra kan vanuit de planning vertrekken. Het tarief: 1 krediet (5 euro excl. btw) per werknemer en per maand, afgeboekt wanneer u publiceert, eerst op uw pakket, dan op uw gekochte kredieten, nooit op een bankkaart. De loonbrief betaalt u apart, en de eerste van elke maand is gratis. De regels van het paritair comité van de horeca staan op de pagina over PC 302. mijnloonbrief.be is loonsoftware, geen erkend sociaal secretariaat.
Moeten mijn werknemers een account aanmaken?
Nee. Elke werknemer krijgt een persoonlijke link voor zijn uurrooster. Om in te klokken gebruikt hij een QR-code en zijn persoonlijke pincode, op zijn gsm of op de tablet van de zaak. Die link opent nooit een loonbrief of een bedrag. Hij toont enkel het eigen uurrooster en de eigen aanvragen. De werknemer ziet daar de gepubliceerde shifts en de gepresteerde uren, kan verlof vragen of een afwezigheid melden, en u aanvaardt of weigert. De pincode wordt enkel gehasht bewaard. Uw werknemers, personeelsleden of medewerkers hoeven dus niets aan te maken of te onthouden, behalve die persoonlijke code.
Wordt de positie van mijn werknemer opgevolgd?
Alleen als u als werkgever de optie aanzet. Ze staat standaard uit. Bewaard wordt enkel „in de zone” of „buiten de zone”, nooit de coördinaten, en een weigering belet het inklokken niet. In dat geval wordt het inklokken gemarkeerd als „positie niet gecontroleerd”. Als de optie aanstaat, vergelijkt de gsm van de werknemer zijn positie met de zone van de zaak op het moment van het inklokken. U als werkgever verwittigt uw werknemers voordat u de optie aanzet. Zonder de optie vraagt de gsm nooit om een positie en gebeurt het inklokken enkel met de QR-code en de persoonlijke pincode. Wat wij bewaren, leest u in de sectie „Het inklokken: pincode, QR-code en positie als keuze” hierboven.
Helpt een planning om uren te bewijzen?
Ja. Het gepubliceerde uurrooster en het inklokken geven een gedateerd spoor van de geplande en gepresteerde uren, nuttig bij een discussie en om een deeltijdse werknemer tijdig te verwittigen. Wat de wet precies van u vraagt voor de registratie van de arbeidstijd, kan evolueren: lees ons artikel over de stand van zaken. Het inklokken gebeurt op de gsm van de werknemer of op de tablet van de zaak, met een QR-code en een persoonlijke pincode. Een planning vervangt dus geen juridisch advies, maar geeft u een dossier met data om op terug te vallen.
Kan mijn sociaal secretariaat of boekhouder de uren krijgen?
Ja. U exporteert de uren van de maand als pdf, Excel of csv en u bezorgt het bestand. Een boekhouder kan u ook een link bezorgen om de uren in te voeren, zonder account voor u: die link opent enkel de planning van uw vennootschap. Het bestand bevat noch een rijksregisternummer, noch een bedrag. De export is gratis. U bezorgt het bestand aan wie de loonbrieven opmaakt: uw boekhouder, uw sociaal secretariaat of uzelf in mijnloonbrief.be. U kiest de maand en daarna het formaat dat past bij wie de uren inbrengt. Welke uren worden meegeteld, leest u hierboven in de sectie „De uren van de maand exporteren”.
Maak uw eerste loonbrief, gratis
De eerste loonbrief van elke maand is gratis, zonder bankkaart en zonder iets te installeren. De volgende kosten 5 euro excl. btw per stuk, zonder verplicht abonnement en zonder aansluitingskosten.